RINGKASAN MENGENAI STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP KEPUTUSAN

1.        PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan merupakan awal aktivitas organisasi, yang menyangkut masa (Syamsi, 1995). Mengambil keputusan merupakan bagian dari proses mempertimbangkan, memahami, mengingat dan menalar tentang segala sesuatu (Dahlan, 2005). Keputusan diambil dengan mengetahui dan merumuskan masalah dengan jelas, kemudian pemecahan masalah tersebut harus didasarkan pemilihan alternatif keputusan terbaik (Syamsi, 1995). Dengan demikian pengambilan keputusan melakukan perbandingan atas beberapa alternatif dan melakukan evaluasi terhadap manfaatnya (Yustina, 2007).

Pengambilan keputusan merupakan pekerjaan yang paling penting bagi manajer dan penuh

resiko karena keputusan yang salah dapat merugikan bisnis(Yustina,2007). Lebih lanjut Newman,(2007) menambahkan bahwa keputusan yang dibuat para decision makers dapat memiliki resikoserta ketidak pastian yang tinggi tanpa adanya jaminan keberhasilan keputusan yang dibuat, dalamkenyataan terkadang proses membuat keputusan (decision making) merupakan sebuah proses trial and error.

Fenomena mengenai pengambilan keputusan terjadi di DJP. Menurut David (2005) pengambilan keputusan di Dirjen Pajak belum optimal karena dalam pengambilan keputusan yang ada masih mengejar keuntungan semata atau hanya karena dipengaruhi oleh pihak-pihak lain. Selain itu menurut Daniri (2006) masih belum adanya check & balance dan akuntabilitas yangmemadai serta tidak ada pembagian pengambilan keputusan yang tepat atas perbedaan pendapat antara wajib pajak dan DJP.

Pelaksanaan keputusan itu sendiri lebih ditekankan pada sifat kepemimpinan dari orang yang mengambil keputusan (Ibnu Sayamsi 2000: 2). Selain itu, manajemen dalam menjalankan fungsi dan aktivitas bisnisnya yang meliputi Planning(Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pengarahan) dan Controlling (Pengendalian), senantiasa

memerlukan informasi untuk membuat keputusan (David Kroenke, 1989 : 10).

Mengambil keputusan akan rumit dan sulit apabila  informasi yang tersedia terbatas (Yoel,2012). Informasi tersebut harus dikelola dengan baik dengan cara mengatur sumberdaya informasi (Mc. Leod, 2004: 39). Karena informasi yang tidak akurat, adalah informasi sampah yang tidak adamanfaat-nya bagi pengambilan keputusan (Anwar Nasution, 2007).

Dari uraian-uraian yang sudah ada secara umum dapat dikatakan bahwa sistem informasi

manajemen merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi (David, 1985).Sistem informasi manajemen menyediakan informasi untuk pengabilan keputusan dan pengaruh perhatian baik dalam satuan keuangan maupun non keuangan bagi manajer (Juseph W. Wikinson,1993). Para manajer memerlukan informasi keuangan sebagai dasar untuk mengambil keputusan mengenai perusahaan atau bagian  yang dipimpinnya (Mulyadi, 2012). Oleh karena itu diperlukan Sistem informasi manajemen (SIM). Waters (2004).

Lebih lanjut Hall (2001) dan McLeod dan Schell (2001) mengklasifikasikan sistem informasi menjadi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM), system pendukung keputusan (Decision Support System/DSS), kantor virtual (atau otomasi kantor) dan sistem berbasis pengetahuan (knowlegde-based system/expert system).

Sistem informasi manajemen merupakan kegiatan yang penting dalam suatu organisasi atau perusahaan (Switser dan Waters, 2004 ), sehingga Moekijat (2000:102), menambahkan bahwa pengembangan suatu sistem informasi manajemen merupakan keharusan mutlak apabila pimpinan organisasi ingin melakukan tugas-tugas kepemimpinannya dengan efektif. Karena dengan system informasi manajemen, manajer dapat menerima  informasi yang lebih akurat dan tepat waktu mereka menjadi lebih cepat membuat keputusan sehingga sedikit manajer yang dibutuhkan dalam struktur organisasi (Laudon, 2007: 107). Dan dapat membantu perusahaan ke arah pencapaian tujuan dengan sukses (Anthony et al, 1989; Atkinson et al, 1995).

Fenomena mengenai sistem informasi manajemen terjadi di instansi Ditjen Pajak yaitu terletak pada komponen sistem informasi manajemen, dimana hardware yang digunakan oleh Ditjen Pajak kualitasnya belum sesuai dengan kebutuhan pengguna  (Agus Martowardojo dalam Siti Kurnia Rahayu, 2011). Sedangkan menurut Tobari (2012) hardware yang digunakan oleh Ditjen Pajak kurang uptodate. Tidak hanya itu pegawai pajak dalam mengakses informasi penerimaan pajak melalui sistem Modul Penerimaan Negara, informasi tersebut tidak bisa diakses secara cepat bahkan gagal (Ery, 2011). Kondisi ini disebabkan oleh bandwidth yang ada di Ditjen pajak masih kecil sehingga apabila banyak diakses oleh pegawai pajak maka akan menjadi lamat (Tobari, 2012).

Selanjutnya Azhar Susanto (2008: 253) menjelaskan bahwa salah satu komponen dalam sistem informasi adalah sumber daya manusia yang sangat penting, karena ikut menentukan kesuksesan organisasi. Secanggih apapun struktur, sistem, teknologi informasi, metode dan alur kerja suatu organisasi, semua itu tidak akan dapat berjalan dengan optimal tanpa didukung sumber daya manusia (SDM) yang capable dan berintegritas. Harus disadari bahwa yang perlu dan harus diperbaiki sebenarnya adalah sistem dan manajemen SDM, bukan semata-mata melakukan rasionalisaasi pegawai, karena sistem yang baik dan terbuka dipercaya akan bisa menghasilkan SDM yang berkualitas (Siti Kurnia Rahayu, 2010: 114).

SDM dalam sistem informasi manajemen merupakan sumberdaya yang terlibat dalam pengumpulan dan pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi  (O’brien, 2010). Lebih lanjut Sugeng Wibowo(2011) menjelaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu proses pengolahan data yang akan menghasilkan output berupa informasi. Sementara itu struktur organisasi akan menentukan bagaimana arus informasi tersebut berjalan dalam suatu organisasi. Karena sistem informasi dibangun untuk mengalirkan informasi sesuai dengan hirarki dalam struktur organisasi (Scott, 2001: 8).

Semakin besar lapisan hirarki struktur organisasi akan semakin rumit sistem informasi yang dibangun, selain itu rentang kendali dalam struktur organisasi juga mempengaruhi sistem informasi (Scott, 2001:10). Semakin lebar atau besar rentang kendali maka semakin efisien organisasi, karena mempercepat proses pengambilan keputusan dan meningkatkan fleksibilitas (Robbins dan Judge, 2007:220).  Sistem informasi yang didesain untuk organisasi merupakan salinan struktur komunikasi antar unit di dalam organisasi, sehingga kualitas produk sistem informasi sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi (Nagappan et al., 2009:1).

Struktur organisasi yang jelas dan teratur dapat membantu untuk memeproleh informasi yang dibutuhkan, sebab dalam struktur organisasi yang jelas dan teratur terdapat tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang harus dilakukan (Winardi, 2010). Sementara itu Robins  (1990) menambahkan bahwa  struktur organisasi mengacu pada bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi merupakan salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya (Robins dan Judge, 2007:236).

Selama ini struktur organisasi Ditjen Pajak didasarkan pada jenis pajak. Dengan struktur organisasi seperti ini pelaksanaan tugas di lapangan seringkali menimbulkan ketidakefisienan yang mengakibatkan pelayanan dan pengawasan tidak optimal (Djazoeli, 2005). Selanjutnya Nur (2007) menambahkan bahwa Dirjen Pajak merasa perlu melakukan perubahan struktur organisasi dariberdasarkan per jenis pelayanan menjadi organisasi dengan struktur berdasarkan fungsi. Pada April 2007, Dirjen Pajak melakukan perombakan besar-besaran di kantor pajak, sekitar 30 ribu karyawan berputar posisi, hal ini membuat beberapa karyawan kebingungan dan menimbulkan demoralisasi di kantor Pelayanan Pajak (Wibowo, 2008). Belum lagi pegawai yang sering mengeluh karena pekerjaan yang diemban lebih banyak dari sebelumnya (Tobari, 2012).

Untuk melaksanakan perubahan secara lebih efektif dan efisien, sekaligus mencapai tujuan organisasi yang diinginkan, penyesuaian struktur organisasi DJP merupakan suatu langkah yang harus dilakukan dan sifatnya cukup strategis (Prabu Kresna, 2012). Oleh karena itu, struktur organisasi harus juga diberi fleksibilitas yang cukup untuk dapat selalu menyesuaikan dengan lingkungan eksternal yang sangat dinamis, termasuk perkembangan dunia bisnis dan teknologi (Siti Kurnia Rahayu, 2010).

2.             KAJIAN PUSTAKA

2.1         Pengertian Struktur Organisasi

Pengertian Struktur Organisasi menurut Stephen P. Robbins dalam Tim Indeks (2006:585) adalah: “Kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi dikelompokan, dan dikoordinasikan”.

Pengertian Struktur Organisasi menurut Hasibuan (2004:128) adalah :“Struktur organisasi yaitu mengambarkan tipe organisasi, pendepartemnan organisasi, kedudukan dan jenis wewenag pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pemimpinan organisasi”.

Sedangkan Pengertian Struktur Organisasi menurut Richard M. Steersdalam M. Jamin (1985:70 ) adalah : “Struktur Organisasi merupakan cara selaras dalam menempatkan manusai sebagai bagian organisasi pada suatu hubungan yang relatif tetap, yang sangat menetukan pola-pola interaksi, koodinasi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa Struktur Organisasi adalah pola hubungan antara individu dalam suatu kelompok social dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan sehiga merupakan sebuah kesatuan yang harmonis yang diarahkan secara trus menerus pada satu tujuan tertentu.

1.1          

1.2          

2.2         Indikator Struktur Organisasi

Suatu Struktur Organisasi menetapkan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan

dikoordinasi secara formal. Adapun indikator mengenai Struktur Oraganisasi menurut Stephen Robbins  dalam Tim Indeks (2006: 585-593) adalah sebagai berikut :

1.     Spesialisasi Kerja : Spesialisasi maksudnya adalah sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah-pecah menjadi pekerjaan yang terpisah-pisah. Hakikatnya, daripada dilakukan satu individu, lebih baik pekerjaan tersebut dipecah menjadi sejumlah langkah dan tiap langkah dilaksanakan oleh individu  yang berlainan. Spesialisasi meningkatkan efisiensi, tapi pada tingkat tertentu, spesialisasi menimbulkan kerugian-kerugian. Contoh kerugian yang mungkin timbul adalah kebosanan, kelelahan, stres, produktifitas kerja rendah, kualitas kerja buruk, meningkatkan mangkir kerja/membolos, bahkan pada perusahaan swasta bisa meningkatkan jumlah pekerja yang keluar dari perusahaan.

2.     Departementalisasi : Departementalisasi maksudnya adalah dasar yang dipakai dalam pengelompokan pekerjaan sehingga tugas yang sama atau mirip dapat dikoordinasikan dengan lebih baik. Penggolongan pekerjaan dapat dilakukan atas dasar fungsi, produk, lokasi/geografi, pelanggan, atau kategori lain.

3.     Rantai Komando : Rantai Komando adalah garis tidak terputus dari wewenang  yang tertentu, dari puncak organisasi sampai ke eselon terbawah. Intinya, rantai komando memperjelas siapa melapor ke siapa. Agar berjalan dengan baik, rantai komando memerlukan dua unsur pelengkap, yaitu:

a.    Wewenang, yaitu hak-hak yang melekat dalam posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan agar perintah itu dipatuhi.

b.    Kesatuan komando, yaitu seorang bawahan seharusnya punya satu atasan kepada siapa ia bertanggung jawab langsung.

4.    Rentang Kendali : Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien. Dalam rentang kendali yang lebar, terdapat efisiensi dalam hal biaya, tetapi kurang efektif, karena penyelia/supervisor/atasan tidak punya cukup waktu untuk memberi kepemimpinan dan dukungan kepada bawahan. Sedangkan jika rentang kendalinya kecil, konsekwensinya adalah adanya kontrol yang akrab. Meskipun demikian, akibat negatifnya adalah

a.    Mahal, karena harus menambah tingkat manajemen.

b.    Komunikasi vertikal menjadi rumit karena hirarki tambahan memperlambat pengambilan keputusan.

c.    Cenderung pengawasannya lebih ketat dan berlebihan sehingga tidak mendorong otonomi karyawan. Kecenderungan dalam praktek manajemen adalah rentang kendali yang lebar.

5.    Sentralisasi dan Desentralisasi : Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Sedangkan dalam desentralisasi ada keleluasaan, dimana pengambilan keputusan didorong ke bawah pada tingkat pekerja terendah.

6.    Formalisasi : Formalisasi adalah suatu tingkat  dimana pekerjaan dalam organisasi itu dibakukan. Jika pekerjaan sangat diformalkan, pelaksana pekerjaan hanya punya sedikit keleluasaan tentang apa yang  harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya mengerjakannya. Dalam formalisasi, siapapun yang melaksanakan pekerjaan, dengan input dan proses yang sama, maka akanmenghasilkan output yang konsisten dan seragam. Dalam kondisi formalisasi yang tinggi terdapat:

a.    Uraian jabatan yang tersurat,

b.    Banyak aturan organisasi,

c.    Prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi.

2.3         Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Pengertian Sistem menurut Mulyadi (2008 : 5) adalah sebagai berikut : “Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama)”.

Pengertian Sistem menurut Winarno (2006 : 114) adalah sebagai berikut :“Sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Pengertian Sistem menurut McLeod (2001: 11) adalah sebagai berikut:“Asistem is a group of elements that are integrated with the common porpose of achieving an objective”. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegritasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Pengertian Informasi menurut Jogiyanto (2005; 8) adalahsebagai berikut :“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” .

Pengertian Informasi menurut Kusrini (2007:7) adalah sebagai berikut :“Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi pengguna yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi”.

Pengertian Informasi menurut McLeod (2001: 15) adalah sebagai berikut:“Data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”.

Pengertian Sistem Informasi menurut Husain dan Wibowo (2002) adalah sebagai berikut : ”Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi”.

Definisi  Sistem Informasi menurut Azhar Susanto (2008:52) adalah sebagai berikut :“Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”.

Sedangkan menurut definisi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005;11) adalah sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Sedangkan pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) Scoot, dalam Komarudin dan Sastradipoera (2005: 1) adalah sebagai berikut : “Serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu dalam mentrasformasi data, sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kretiria mutu yang telah ditetapkan”.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurutFrederick H.Wudalam Jogiyanto (2005 : 14)SIM adalah sebagai berikut : “Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertangung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.

Sedangkan menurut Gordon.B Davis dalam Jogiyanto (2005: 15) adalah sebagai berikut : “Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah seluruh rangkaian aktivitas kerja sistem informasi yang membentuk satu kesatuan sistem dengan tujuan yang sama melalui proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan sampai akhirnya menghasilakan informasi yang berguna bagi seluruhanggota organisasi (pemimpin dan staf) untuk membuat kebijakan atau menentukan keputusanmenjadi lebih baik berkenaan dengan kepentingan organisasi.

2.4         Indikator Sistem Informasi Manajemen

Adapun indikator sitem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis dalam Bob Widyahartono (1991: 60) adalah sebagai berikut:

1.      Hardware(Perangkat Keras).

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi manajemen terdiri dari masukan/keluaran,unit penyimpanan file, peralatan penyimpanan data dan terminal masukan.

2.      Software(Perangkat Lunak).

Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama:

a.    Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b.    Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c.    Aplikasi perangkat lunak yang terdiri dari program yang secara spesipik dibuat untuk setiap aplikasi.

3.      Database/File.

File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik yang disimpan di perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dalam catatan lain atas kertas, mikro film dan sebagianya.

4.      Prosedur.

Prosedur merupakan komponen fisik, berbentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu:

a.    Intruksi untuk pemakai

b.    Intruksi untuk penyiapan masukan

c.    Intruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

5.      Brainware (Personalia Pengoprasian).

Operator komputer, analisa sistem, pembuatan program, personalia penyiapan data, pimpinan sistem informasi.

6.      Jaringan

Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi yangmenghubungkan komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya serta dikendalikan melalui software komunikasi.Sumber daya jaringandapat berupa media komunikasi seperti kabel, satelit, seluler dan dukunganjaringan seperti modem, software pengendali serta prosesor antar jaringan.

2.5         Pengertian Pengambilan Keputusan Manajemen

Pengertian Keputusan menurut Ukas (2004: 140) adalah sebagai berikut:“Serangkaian dari pada proses pemikiran tentang suatu masalah yang dihadapi. Kejituan setiap tindakan yang diambil oleh manajer sangat mentukan terhadap untuk keputusan yang diambilnya dan kemungkinan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang digunakan”.

Menurut Ibnu Syamsi (2000: 7), keputusan adalah sebagai berikut: “Hasil dari pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas” Pengertian Keputusan menurut Salusu (1996: 51) adalah sebagai berikut: “Sebuah kesimpulan yang dicapai sesudah dilakukan pertimbangan ialah menganalisis beberapa kemungkinan atau alternatif, sesudah itu dipilih satu diantaranya”.

Pengertian  Pengambilan Keputusan menurut Endah Murtana Sari (2009) adalah sebagai berikut : “Tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran”.

Pengertian Pengambilan Keputusan menurut Moekijat (2005 : 137) adalah sebagai berikut : “Merupaka suatu proses pemilihan dari beberapa alternatif yang dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, alternatif yang terbaik untuk memecahkan masalah atau menyelesaikan suatu pertentengan”.

Pengertian Pengambilan Keputusan menurut pendapat Siagian (2006: 19)  adalah sebagai berikut :“Inti kepemimpinan karena pengambilan keputusan adalah kegiatan intelektual yang secara sadar dilakukan olehseseorang sehingga lebih menjamin bahwa hal-hal yang dihadapi oleh organisasi telah diperhitungkan sebelumnya dan dengan demikian terhindar dari berbagai jenis pendekatan”. maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efesien dan efektif”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan pada hakekatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan dan proses penentuan keputusan yang terbaik  dari sejumlah alternatif  untuk aktivitas dan kegiatan pada masa yang akan datang yang diambil oleh manajemen/ manajerial untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

2.6         Indikator Pengambilan Keputusan Manajemen

Indikator Pengambilan Keputusan menurut Ibnu Syamsi (2002: 12) adalah sebagai berikut :

1.      Tujuan.

Tujuan tersebut harus disesuaikan dengan tingkat relevansi dengan kebutuhan, kejelasan dan kemampuan mempredeksi.

2.      Identifikasi Alternatif

Identifikasi alternatif maksudnya adalah untuk mencapai tujuan tersebut, kiranya perlu dibuatkan beberapa alternatif, yang nantinya perlu dipilih salah satu yang dianggap paling tepat.

3.      Faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya.

Faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya artinya adalah keberhasilan pemilihan alternatif itu baru dapat diketahui setelah putusan itu dilaksanakan. Waktu yang akan datang tidak dapat diketahui dengan pasti. Oleh karena itu kemampuan pimpinan untuk memperkirakan masa yang akan datang sangat menentukan terhadap berhasil tidaknya keputusan yang akan dipilihnya.

4.      Dibutuhkan sarana untuk mengukur hasil yang dicapai.

Dibutuhkan sarana untuk mengukur hasil yang dicapai maksudnya adalah, masing-masing alternatif pelru disertai akibat positif dan negatifnya, termasuk sudah diperhitungkan didalamnya uncontrollable evnts-nya. Alternatif-alternarif mengunakan sarana atau alat untuk mengukur yang akan diproleh atau pengeluaran yang perlu dilakukan dari setiap kombinasi alternatif keputusan dan pristiwa diluar jangakauan manusia itu.

2.7         Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Pengambilan Keputusan Manajemen

Menurut Syamsi (2000: 23) mengemukakan salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah keadaan internal organisasi, keadaan internal organisasi bersangkut paut dengan apa yang ada dalam organsasi tersebut, keadaan internal organisasi antaralain meliputi dana yang tersedia, keadaan sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan dari peralatan organisasi dan struktur organisasi.

Dengan struktur organisasi yang sesuai dengan perusahaan akan semakin lebih efisien dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan (M. Fitiri dan Widho, 2002). Selanjutnya dalam penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Ridah Suaib (2008) menyatakan bahwa struktur organisasi mempengaruhi peningkatan kinerja karyawan terutama didukung dengan adanya ketepatan pembagian tugas dan tanggung jawab.

Hasil penelitian tersebut didukung oleh Robins (1996) yang menyatakan bahwa: “Struktur organisasi merupakan alat pengendalian organisasional yang menunjukkan tinggkat pelimpahan wewenang pimpinan puncak dalam pembuatan keputusan yang secara ekstrim dikelompokkan menjadi dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi”.

Sedangkan Widjajanto (2001; 18) juga menambahkan bahwa: “Struktur Organisasi adalah struktur hierarki yang menujukan suatu susunan pembagian tangung jawab menurut pungsi hirarkis yang ditunjukan untuk pengambilan keputusan individu dalam suatu organisasi”.

2.8         Pengaruh Sistem Informasi Manajemen terhadap Pengambilan Keputusan Manajemen

Menurut Edward Harvey (2008) menyatakan bahwa teknologi pada suatu organisasi dapat menyediakan alat untuk menganalisis yang berguna untuk penyelidikan dari sejumlah proses organisasi, termasuk pengambilan keputusan dan pola intra organisasi. Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer dapat menjadikan informasi sebagai bahan dalam pengambilan keputusan yang bermutu, bernilai dan berkualitas, dengan sistem informasi manajemen yang berbasis komputer, para pimpinan/ manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan (Ali akbar, 2010 ).

Selanjutnya penelitian yang dilakukan Pancawati (1997) menunjukan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang bertujuan untuk pengambilan keputusan, dalam pengambilan keputusan semakin rendah level manajemen semakin diperlukan informasi lebih detail dan dalam scope yang lebih luas. Hal ini diperkuat dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Ibnu Syamsi (2000: 12), tujuan utama Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah “The primary objective of Management Information System (Mis) is thus to aid the manager in making timelyand informed decisions”. (tujuan utama Sistem Informasi Manajemen adalah untuk membantu pimpinan dalam membuat keputusan secara cepat dan tepat).

Selanjutnya dalam penelitian Fitri Rahmandan dan Widho Bijaksana (2002) menyatakan bahawa Dengan sistem informasi manajemen yang baik akan memberikan pengaruh terhadap efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh para manajer dalam mecapai tujuan organisasi/perusahaan. Untuk itu pengambilan keputusan memerlukan data yang up to date (segar), dapat dipertangung jawabkan dan dapat menjangkau semua level dalam organisasi (Ria Arifianti, 2009).

Scoot juga menambahkan dalam Sastradipoera, (2001: 34) yang menyatakan bahwa: “Sistem informasi manajemen (SIM) merupkan sistem yang bekerja menghimpun data yang diproses (dalam arti dirangkum, diklasifikasikan dan difroyeksikan) sedemikan rupa sehinga himpunan data itu menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, mengukur pelaksanaan, membantu perkembangan dan memberikan pengetahuan untuk pengawasan sehingga tujuan menjadi tercapai”.

Sedangkan Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam Sastradipoera (2001: 34) menyatakan bahwa: “Sistem informasi manajemen merupakan sistem yang bekerja untuk menghimpun, menganalisis, menyimpan dan menyajikan data bagi para pembuat keputusan manajemen pada semua tingkatan untuk manajemen arus sumberdaya dalam bentuk bahan-bahan, pekerja, uang dan fasilitas dan mesin”.

Raymond McLeod (1996: 54) juga mengemukakan bahwa: “SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyedikan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah”.

2.9         Hipotesis

Berdasarkan kerangka berfikir di atas maka hipotesis dalam penelitian ini adalah pengaruh Struktur Organisasi dan Sistem Informasi Manajemen terhadap Pengambilan Keputusan Manajemen pada KPP Kanwil Jawa Barat I. Baik secara simultan maupun parsial.

Gambar 2.1 Skema Kerangka Penelitian

2.10     Hasil Pembahasan

1.      Analisis Deskriptif Stuktur Organisasi

Hasil perhitungan persentase total skor tanggapan responden pada variabel sturktur organisasi sebesar 77% berada di antara interval 68.01%–84.00%. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I secara umum baik, namun belum mencapai tingkat ideal (100%) yang diharapkan.

Selanjutnya bila dilihat berdasarkan indikator tampak bahwa persentase skor tanggapan responden pada sebagian besar indikator juga berada pada interval 68,01%–84,00% yang termasuk dalam kategori baik. Hanya indikator rantai komando berada pada interval 84,01%-100% yang termasuk dalam katagori sangat baik. Artinya struktur organisasi di sebagian besar Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I baik. Dan hal ini menunjukkan adanya perubahan struktur organisasi dari berdasarkan per jenis pelayanan menjadi berdasarkan fungsi. Perubahan ini dibuat agar struktur organisasi menjadi lebih ramping, sehingga dapat meningkatkan efektifitas Kantor Pelayanan Pajak (Nur, 2007). Agar lebih jelas penulis juga akan menyajikan gambaran struktur organisasi pada masing-masing indikator, indikator tersebut diukur dengan menggunakan 6  (enam )indikator dan kemudian dioperasionalisasikan menjadi 8 (delapan) butir pernyataan.

2.      Analisis Deskriptif Sistem Informasi Manajemen

Hasil perhitungan persentase total skor tanggapan responden pada variabel sistem informasi manajemen sebesar 78.57% berada di antara interval 68.01%–84.00%. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I secara umum sudah baik. Selanjutnya bila dilihat berdasarkan indikator tampak bahwa persentase skor tanggapan responden pada sebagian besar indikator juga berada pada interval 68.01%–84.00% yang termasuk dalam kategori baik.

Dapat disimpulkan bahwa rata-rata system informasi manajemen yang diterapkan pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I sudah baik, tetapi belum mencapai tingkat ideal (100%)dan ditemukan gap 21.43%. Gap ini merupakan hal yang patut diperhatikan untuk meningkatkan kualitas sistem informasi manajemen pada Kantor Pelayanan Pajak yang ada di Kanwil Jawa Barat 1.

3.      Pengambilan Keputusan Manajemen

Hasil perhitungan persentase total skor tanggapan responden pada variabel pengambilan keputusan manajemen sebesar 78,44% berada di antara interval 68.01% – 84,00%. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan manajemen pada Kantor Pelayanan Pajak di wilayak Kanwil Jawa Barat I secara umum sudah baik. Selanjutnya bila dilihat berdasarkan indikator tampak bahwa persentase skor tanggapan responden pada sebagian besar indikator juga berada pada interval 68.01% – 84.00% yang termasuk dalam kategori baik. Tetapi masih dibawah ideal   (skor100%) dan ditemukan gap 21,56%.

Gap ini merupakan hal yang patut diperhatikan untuk meningkatkan pengambilan keputusan manajemen pada KPP yang ada di Kanwil Jawa Barat I. Dan ini sama dengan fenomena yang disebutkan pada latar belakang bahwa pengambilan keputusan pada Dirjen Pajak masih belum adanya check & balance dan akuntabilitas yang memadai serta tidak ada pembagian pengambilan keputusan yang tepat atas perbedaan pendapat antara wajib pajak dan DJP(Daniri, 2006).

2.11     Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian mengenai pengaruh Struktur Organisasi dan Sistem Informasi Manajemen terhadap Pengambilan Keputusan Manajemen pada KPP di KanwilJawa Barat I, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1.    Struktur organisasi pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I secara umum sudah baik. Berdasarkan spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi & desentralisasi serta formalisasi sudah termasuk dalam katagori baik bahkan pada indicator rantai komando termasuk dalam katagori sangat baik.

2.    Sistem informasi manajemen yang digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I secara umum sudah baik. Demikian juga bila dilhat berdasarkan indicator hardware, software, data base, prosedur, brainware dan Jaringan semuanya sudah termasuk baik. Hanya saja pada indicator jaringan yang digunakan sebagian besar Kantor Pelayanan Pajak di KanwilJawa Barat I masih tidak bisa di akses secara cepat.

3.    Secara keseluruhan pengambilan keputusan manajemen pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I secara umum sudah baik. Berdasarkan indicator tujuan, indentifikasi alternative jawaban, faktor yang tidak dapat diketahui dan sarana untuk menguku rhasil yang dicapai termasuk dalam katagori baik.

4.    Strukturorganisasi dan sisteminformasi manajemen memberikan pengaruh yang besar terhadap pengambilan keputusan manajemen pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I. Struktur Organisai dan sisteminformasi manajemen adalah salah satu pengaruh dalam proses peningkatan pengambilan keputusan manajemen. Arah hubungan positif menunjukan bahawa semakin baik struktur organisasi dan system informasi manajemen maka akan meningkatkan pengambilan keputusan pada Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil Jawa Barat I. Sebaliknya semakin tidak baik struktur organisasi dan sisteminformasi manajemen maka akan menerunkan pengambilan keputusan manajemen.

Sumber:

[1]          Fitri Rahmandana & Widho Bijaksana. (2002). Pengaruh Sistem Informasi Manajemen dan Struktur Organisasi Terhadap Efektivitas Pengambilan Keputusan pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A Belawan. Jurnal Ilmiah”Manajemen & Bisnis, (No.02), Vol. 02.

[2]          Ibnu Syamsi. (1995). Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

[3]          Iqbal Hasan, M. (2002). Pokok-Pokok Pengambilan Keputusan. Jakarta : Ghalia.

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

BAB I

MANAJEMEN

1.1         PENGERTIAN MANAJEMEN 

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.

Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.

Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Pendapat lain menjelaskan :

Menurut (Lawrence A. Appley, American Management Association) Manajemen adalah “keahlian untuk menggerakan orang untuk melakukan suatu pekerjaan” (the art of getting thing done through people)

Menurut (oey Liang Gie, Guru besar manajemen UI) Manajemen adalah “seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan dari pada “human and natural resources” untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu”.

Menurut (George R. Terry, Ph.D) Manajemen adalah “proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain”.

Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1.      Manajemen sebagai suatu proses.

2.      Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen.

3.      Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya,manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuantujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

1.2         FILSAFAT MANAJEMEN

Berbagai teori manajemen berdasar pada filsafat dibawah ini antara lain : filasafat idealisme (suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini), filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia. filsafat realisme (dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak dapat dibantah), filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W. taylor.

Filsafat neo-thomisme ( kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi, segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan) banyak dipraktikan oleh manajemen katholik yang merujuk pada bible filsafat pragmatisme (pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran dapat dilihat dari pendapat umum) yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum melalui opini public. filsafat eksistensialisme (kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang), peran manusia menjadi perhatian utama.

1.3         PRAKTIK MANAJEMEN 

Aplikasi dari filsafat melahirkan beeberapa tahapan penerapan manajemen sebagaimana yang diungkapkan George R. Terry (2006:67)membagi tahapan praktik manajemen antara lain:

·         Manajemen partisipasi

·         Manajemen berdasarkan hasil (result management)

·         Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment),

·         Manajemen prioritas produktifitas,

·         Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency management) Manajemen pemanfaatan konflik

Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan :

·         Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an)

·         Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an)

·         Manajemen menggunakan tekanan (1950-an)

·         Manajemen menurut keadaan (1960-an)

Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan antara lain :

·         manajemen teknologis. 

·         manajemen administratif. 

·         manajemen sistem kemanusiaan. 

·         manajemen ilmiah. 

·         manajemen sasaran dan hasil.

1.4         FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN  

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1.      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2.      Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar   menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3.      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen. fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

1)      Planning

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

a      Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

b      Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

c      Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

d      kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

e      Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

f       Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

2)      Organizing

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

3)      Leading

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

·      Mengambil keputusan

·      Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

·      Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

4)      Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

5)      Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

6)      Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

7)      Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

8)      Reporting

Reporting adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

9)      Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

10)  Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

1.5         TOOL OF MANAGEMENT

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan.

Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan. Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebabmateri dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitasfasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya.

Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

1)      Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan:

a.     Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.

b.  Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadangkadang juga karyawan operasional.

c.      Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

2)      Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

3)      Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

a.         Peran antar pribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

b.         Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

c.         Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

·         Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

·         Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

·         Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

·         Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

·         Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. 

BAB II

ORGANISASI

2.1         PENGERTIAN ORGANISASI

Sebelum kita mengetahui arti penting organisasi perusahaan, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu arti dari organisasi tersebut. Organisasi adalah suatu penyusunan suatu anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang di rencanakan dengan sumber daya yang dimiliki. Organisasi juga memiliki dua aspek yang sangat penting yaitu aspek Departemensasi dan aspek Pembagian Kerja.

Aspek Departemensasi adalah pengelompokan kegiatan kerja dari suatu organisasi agar kegiatan yang di laksanakan saling berhubungan dan dapat dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Aspek Pembagian Kerja adalah sebgai perincian tugas dari pekerja agar setiap indivudu bertanggung jawab atas sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Lalu pengertian organisasi lainnya menurut Mills dan Mills dalam Teori Organisasi dan Administrasi (Kusdi, 2009:4) mengatakan “organisasi adalah kolektivitas khusus manusia yang aktivitasnya terkontrol dan terkoordinasi dalam dan untuk mencapai suatu tujuan.” Selain itu menurut Chester I. Bernard, “organisasi adalah adanya suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.”

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur yang formal, jadi organisasi dapat diartikan juga sebagai berikut :

1.      Organisasi dalam Arti Badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan.

2.      Organisasi dalam Arti Bagan yaitu gambaran skema tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

3.      Organisasi tersebut juga memiliki struktur organisasi yang dapat diartikan sebagai mekanisme formal yang dapat diolah. Struktur tersebut terdiri dari :

Unsur Spesialisai Kerja

a.    Koordinasi

b.    Standarisai

c.    Desentralisasi

Selain memiliki struktur organisasi, suatu organisasi pun memiliki unsur-unsur organisasi yang mendasar yaitu : 

a.    Adanya pembagian Tugas

b.    Adanya tujuan bersama yang di capai

c.    Adanya keinginan untuk bekerja sama

d.    Adanya suatu kerjasama antara dua orang atau lebih

2.2         PRINSIP ORGANISASI

Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik atau dalam rangka membentuk suatu oganisasi yang baik atau dalam usaha  organisasi perlu kita perhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :

a.       Perumusan tujuan yang jelas

b.      Pembagian keja dan Delegasi Kekuasaan

c.       Rentang kekuasaan

d.      Tingkatan-tingkatan pengawasan

e.       Kesatuan perintah dan tanggung jawab

f.        Koordinasi

a)      Perumusan tujuan yang jelas

Bila akan melakukan sesuatu aktivitas, maka pertama-tama harus jelas ialah  apakah  tujuan  akativitas tesebut. Demikian  pula  kita mengorganiser atau  membuat  suatu  skema  organisasi  atau   membentuk  suatu  badan,  maka pertama-tama harus  jelas apa  yang menjadi tujuannya. Bagi suatu benda, tujuan itu akan berperan sebagai:

·         pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

·         landaan bagi organisasi yang bersangkutan

·         menetukan macam aktivitas yang akan dilakukan

·         menentukan program, prosedur dan kiss me (koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi dan mekanisasi).

b)      Pembagian kerja

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job  description dari masing-  masing departemen   sampai  unit unit  terkecil  dalam organisasi. Dengan  pembahagian tugas pekerjaan, ditetapakan sekaligus susunan organisasi (struktur organisasi), tugas  dan  fungsi-fungsi  masing-masing unit dalam organisasi,  hubungan-hubungan serta  wewenang masing-masing unit oganisasi.

Pembagian tugas saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi pula dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat dan pula dalam mempermudah pengawasan oleh atasan.

c)      Delegasi kekuasaan

Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delegasi kekuasaan. Kepada setiap pejabat harus didelegasikan kekuasaan, atau wewenang yang perlu ahar pejabat tersebut dapat melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek, antara lain wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan peralatan, bahan dari uang, wewenang memerintah, wewenang pemakaian waktu tettentu dan lain sebagainya.

Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting dan elementer sebab dengan delegasi kekuasaan, seorang pemimpin dapat melipat gandakan waktu, perhaitan dan pengetahuannya yang terbatas. Bahkan dapat dikatakan, delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi setiap pemimpin untuk dipercaya akan diri sendiri. Kesanggupan untuk menerima tanggung jawab adalah test pertama bagi seorang pemimpin, tetapi keberanian mendelegasikan kekuasaan kepada bawahan merupakan tanda nyata seorang pimpinan yang sukses.

d)      Rentang kekuasaan

Mengenai prinsip rentang kekuasaan, dipergunakan berbagai istilah-istilah yang berbeda, seperti span of authority, span of control (rentan pengawasan), span of management  dan  span  of  managerial responsibilities  dan dalam bahasa  Indonesia  dipakai  istilah  lain  seperti  jenjang  pengawasan, Jenjang  kekuasaan dan rentang kendali.Dengan rentang kekuasaan dimaksudkan berapa jumlah orang yang setepatnya yang menjadi bawahan seseorang pemimpin, sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing dan mengawasi dengan secara berhasil guna dan berdaya guna.

e)      Tingkat-tingkat pengawasan

Menurut prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya  diusahakan  sedini  mungkin.  Di  dalam suatu organisasi diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin, selain memudahkan komunikasi pula agar ada motivasi  bagi  setiap  orang di dalam organisasi untuk mencapai timgkat-timgkat tertnggi di dalam struktur organisasi. Sehubungan dengan prinsip-prinsip tingkat-tingkat pengawasan  ini, maka  suatu organisasi yang baik yaitu berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi.

f)       Kesatuan perintah dan tanggung-jawab

Menurut prinsip ini maka seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan  pelaksanaan  tugasnya. Dengan kata lain prinsip tidak seorangpun dapat melayani dua atasan sekaligus

g)      Koordinasi

Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi.  Adanya  pemberian  tugas  pekerjaan  dan  bahagian-bahagian  serta,  unit-unit terkecil di dalam suatu organisasi, cenderung timbul kekuatan memisahkan diridari organisasi sebagai keseluruhan.

Kemudian organisasi pun memiliki tujuan organisasi, tujuan organisasi berbeda dengan sasaran. Etiozini mengatakan bahwa tujuan organisasi adalah keadaan yang di inginkan oleh organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang ingin di capai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan, serta memperkirakan tentang keadaan yang akan datang. Dua unsur dari pada tujuan tersebut adalah :

·         Hasil akhir yang ingin di capai

·         Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut

·         Berbeda dengan Etiozini, Manullang Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis yaitu :

Tujuan Primer : Berupa nilai ekonomis yang di berikan baik langsung maupun tidak kepada masyarakat dalam bentuk pembuatan barang jasa.

Tujuan Kolateral : Nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat.

Tujuan Skunder : berkenaan dengan nilai ekkonomis dan evektivitas pencapaian tujuan.

2.3         PENGERTIAN ORGANISASI PERUSAHAAN

Diatas kita telah mengetahui apa itu pengertian Organisasi dan Manajemen, sekarang kita akan membahas tentang pengertian dari Organisasi Perusahaan. Organisasi perusahaan adalah terdapat orang-orang yang suatu usahanya dapat di koordinasikan, dan tersusun dari jumlah subsistem yang salinh bergantungan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, kemudian berkerja sama atas dasar dari pembagian pekerjaan, peran dan wewenang.

Penggertian organisasi perusahaan menurut Kast dan Rosenzwig adalah :

·         Terdiri dari orang yang berorientasi pada tujuan

·         Suatu subsistem manajerial, teknik, struktural, dan pisikososial

·         Adanya subsistem yang lebih luas

2.4         ARTI PENTING ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN

Adanya fungsi delegasi yaitu dengan organisasi kita dapat dengan mudah memisahkan fungsi dari delegasi setiap pekerjaan. Dari organisasi ini dapat dengan mudah mengetahui posisi mana yang cocok untuk di delegasikan. 

Terciptanya bayangan untuk kesuksesan bisnis yaitu dengan adanya organisasi kita telah memikirkan terlebih dahulu bisnis apa yang ingin di rencanakan. Divisi dan posisi apa saja yang akan bisa tergambar dengan jelas. 

Mudahnya pengembangan SDM yaitu dengan organisasi kita dapat mengetahui perusahaan mana saja yanng membutuhkan SDM yang cukup. Organisasi juga dapat menjadi alat untuk melakukan perekrutan karyawan. Dengan adanya organisasi kita dapat mendapatkan SDM yang berkualitas. Dan bagi karyawan organisasi akan menjadi dorongan untuk menjadi yang lebih baik nantinya, karena mereka mengetahui jabatan yang ada di atasnya dan akan memikirkan untuk mencapai posisi tersebut.

2.5         BENTUK ORGANISASI PERUSAHAAN

Selain arti penting organisasi perusahaan, terdapat juga bentuk-bentuk dari organisasi perusahaan tersebut yaitu :

1.    Perusahaan Perorangan

Perusahaan perseorangan biasanya mencangkup perusahaan yang lebih kecil skalanya. Perusahaan ini termasuk perusahaan yang populer karena cepat untuk pengambilan keputusan dan mudah untuk di dirikan, kemudian biyaya pengelolaannya pun relatif rendah.

2.      Perusahaan Persekutuan

Perusahaan persekutuan yaitu perusahaan yang dijalankan usaha di bawah milik bersama. Pemiliknya lebih dari satu orang dan dapat disebut partner atau sekutu. Dalam perusahaan persekutuan ada yang disebut Firma dan ada yang di sebut persekutuan komanditer.

3.      Perusahaan Perseroan

Didirikan berdasarkan suatu perjanjian dan melakukan suatu usaha dengan modal dasar yang berasal dari saham. Dan dengan demikian setiap orang yang memiliki saham disebut pemegang saham dan di sebut sebagai pemiliknya. Kemudian tanggung jawab yang terbesar di pegang oleh pemegang saham yang paling besar.

Sumber:

[1]   Asas-asas Manajemen, George R. Terry, terj. Dr. Winardi, SE, Alumni, Bandung, 2010.

[2]   Manajemen integrative, Bennet Silalahi, Prof. Dr., LPMI, Jakarta, 2001

[3] Sukanto R dan T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan : Teori, Struktur dan Prilaku. BPFE, Yogyakarta

[4]   https://www.scribd.com/doc/84124932/Pengertian-Organisasi-Perusahaan